Le Bureau

Les statuts prévoient un bureau, formation restreinte du conseil d’administration. Ce dernier pourra disposer de ses propres fonctions.

Le président

Il s’agit d’un administrateur élu par le conseil.

Toutefois, il dispose de plus de pouvoirs et de ce fait a plus d’obligations qu’un simple administrateur. Par conséquent, il est d’autant plus exposé aux actions en responsabilité.

Le Président doit être un animateur et un guetteur. Il avoir « savoir », « écouter », « voir ». Il doit : conseiller, guider, coordonner et agir.

Cela implique une présence, donc une disponibilité, une compétence, une connaissance des textes régissant l’UDAF, les mouvements familiaux et associations familiales qui la composent.

Il doit choisir des hommes ou des femmes, tant au niveau du Conseil d’administration qu’à celui du Directeur et savoir les manager pour en faire des « éclaireurs ». Il doit, dans la mesure du possible, prévoir la relève du Conseil d’administration et prospecter les meilleures compétences disponibles. Dans le cadre de la coordination, il doit créer des liens, recevoir, renouveler, relier des hommes, des idées ou des actions semblables, rejeter des idées ou des projets irréalisables. Le Président ne devient « coordonnateur » que progressivement et à travers l’équipe du Conseil d’administration, soit au niveau de l’UDAF ou des Organismes sociaux du département.

De toutes les responsabilités politiques de gestionnaires et financières, le Président est comptable devant les Pouvoirs Publics et devant l’ensemble des familles au-delà de celles qui adhèrent à une association familiale de l’emploi des fonds publics et des services confiés à l’UDAF. D’où la capacité de contrôle et de sanction qu’ont les Pouvoirs publics.

La responsabilité d’une personne morale s’exprime à travers les personnes physiques qui exercent une fonction dans sa conduite.

Ainsi en est-il de la responsabilité pénale qui, en aucune sorte ne peut être couverte par une assurance, alors que la responsabilité civile de l’association familiale doit lorsqu’il y a risque être couverte.

Disons que l’on ne peut pas « mettre en prison » une association ou une société anonyme, mais que l’on peut « mettre en prison son Président, voire à l’occasion son trésorier ou tel autre de ses dirigeants.

Le Trésorier

Le trésorier porte la responsabilité financière globale de l’UDAF puisqu’il la représente dans tous les actes comptables de la vie institutionnelle. C’est le trésorier qui a la responsabilité de préparer le budget et de suivre son exécution.

Il s’assure de la bonne gestion interne en s’appuyant sur une équipe administrative compétente qui lui fournira toutes les informations nécessaires que ce soit sur le passé, le présent et le futur.

Ainsi, il a une fonction initiatrice et de surveillance très importante. Il a par exemple le devoir d’alerter le Président et si par malheur il y avait carence du Président, il a le même devoir d’alerter le conseil d’administration afin que chacun soit mis en face de ses responsabilités.

Le rôle du trésorier ne consiste pas seulement à signer des chèques et encore des chèques. Il doit aussi et surtout s’assurer de ce qu’il signe.

Les dépenses de l’UDAF ne se font pas au gré des souhaits des uns et des autres. Le Conseil d’administration a donné délégation au Président pour ordonner les dépenses : Il est donc l’ordonnateur des dépenses. Il est directement responsable de l’équilibre financier et de la régularité de la gestion.

Il a la signature de l’ensemble des comptes et procède à l’ordonnancement. Le Trésorier reçoit délégation pour la signature des comptes de l’association. Il est le payeur et aussi le vérificateur.

Un budget n’est pas une formalité anodine : c’est l’expression d’une volonté politique.

Au-delà de la présentation comptable d’un bilan ou d’un compte administratif, il doit procéder à l’acte « pédagogique » qui doit permettre à chacun de suivre à travers des chiffres essentiels les difficultés de l’UDAF, la légitimité de ses ambitions, les progrès ou la stagnation de ses actions pour réagir à temps.

Laisser perdurer une situation sans réagir ne peut conduire qu’à de plus grandes difficultés parfois très lourdes de conséquences.

Si la décision doit se préparer chaque fois que c’est possible en équipe, parce que la solitude ne donne pas nécessairement des résultats heureux, en revanche, la responsabilité ne se partage pas.

On n’exonère jamais de sa propre responsabilité en se réfugiant devant l’attitude, l’ignorance ou le laisser-aller d’un autre.

Lorsqu’un accepte une fonction, on fait un acte libre. Il faut l’assumer.

Le trésorier a une double tâche
a) en amont, il propose la transcription en termes financiers de la politique et des choix de l’assemblée générale au Conseil d’administration. Il le fait en concertation avec le Président. Le Conseil délibère du projet qu’il a la charge de présenter ensuite à l’assemblée générale. Le Trésorier est en second lieu responsable du suivi de ces décisions
b) il vérifie la régularité des opérations et des écritures comptables. Les fonds des services ont une destination propre.

Les pièces justificatives doivent montrer à l’évidence qu’il n’y a pas de dérive. La responsabilité du Trésorier subsiste, même s’il délègue la signature des chèques au Directeur. D’ailleurs, il doit veiller à la bonne organisation et au fonctionnement régulier du service comptable et informer tous les mois le Président des conditions de l’exécution du budget et de l’état de la trésorerie.

Cette fonction exige une grande disponibilité et surtout une bonne connaissance du rôle à assurer.

Le Trésorier n’est pas un comptable. S’il possède une bonne maîtrise de la comptabilité tant mieux, mais il doit surtout être un bon gestionnaire et avoir beaucoup de bon sens.

On réfute souvent comme argument « que le trésorier est indisponible, qu’il ne peut pas venir signer les chèques, etc.. » bref ! tout un tas de raisons que chacun croit bonnes et qui conduit ainsi à ce qu’une autre personne (Président ou Directeur) signe les chèques.

Le secrétaire général

Le secrétaire général prend en charge la bonne exécution matérielle des tâches administratives incombant au Conseil d’administration : Il veille à l’envoi des convocations. Il procède à la rédaction des procès-verbaux des réunions de bureau, de conseil d’administration et d’assemblée générale ordinaire et d’assemblée générale extraordinaire.

Il adresse un exemplaire aux membres du Conseil d’administration et à l’UNAF Il tient les registres des procès-verbaux statutaires.

Il adresse à la Préfecture toutes les modifications :
- élection du Président, du Bureau, du Conseil d’administration
- les statuts et règlement intérieur après agrément de l’UNAF
- le changement de siège social

Il rédige le rapport d’activité de l’UDAF et le présente au Conseil d’administration pour approbation et à l’assemblée générale pour vote.

Autres membres du Bureau

Le Conseil d’administration peut élire un ou des Vices Présidents, un Trésorier adjoint, un secrétaire adjoint, un ou plusieurs membres.

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